“Paweł, musimy natychmiast zatrudnić więcej osób. Pracy jest tak dużo, że prawdopodobnie będziemy musieli stworzyć nocną zmianę. Przy tak szybkim wzroście firmy, trzeba zastanowić się nad zmianą miejsca - ten lokal 600m2 będzie dla nas za mały” - byłem naprawdę zaniepokojony. Mieliśmy wówczas 25 osób personelu kuchennego przy 600 paczkach na dzień i jednej marce cateringu.
Cieszyłem się, że ilość klientów przybywa, ale miałem wrażenie, że koszty rosły niewspółmiernie szybciej. Tych rzeczy było więcej - przynajmniej raz dziennie słyszałem, jak szef mówi do asystenta produkcji: “jedź do sklepu, zabrakło nam do produkcji”. Jak to możliwe, skoro mieliśmy dokładne receptury i listy zakupowe? Za chwilę się okazywało, że dzień po zakupie rzeczy do socjala, zniknęło 6 opakowań kawy - tyle nie wypiłby nawet najbardziej wytrawny kawosz.
Jedno było pewne - pieniądze przeciekały nam przez palce. Bynajmniej nie był to cienki strumyczek. Czułem się, jakbym walczył z hydrą - na każdy problem, pojawiały się dwa kolejne. Zdawały się one piętrzyć i im bardziej starałem się ustalić, gdzie popełniamy błędy, tym więcej problemów się pojawiało. Próbowałem rozmawiać z pracownikami. Dostawałem szereg sugestii, np. że kradzieże i niska efektywność wynika ze zbyt niskich zarobków, bo “pracownicy po prostu muszą sobie zrekompensować”. Próbowałem rozmawiać z ekspertami gastronomicznymi: “Słuchaj Paweł, to jest specyficzna branża. Tutaj tak jest. Nie da się wszystkiego kontrolować”, “Trzeba trafić na dobrych ludzi”, “Nic z tym nie zrobisz, musisz sam się wszystkim zajmować, jeśli chcesz, żeby było dobrze”.
W końcu zrozumiałem. Prawdziwym problemem był brak mapy, struktury, która uświadomiłaby mi, które pożary muszę ugasić natychmiast, bo grożą zawaleniem całej konstrukcji, a które, choć niepożądane, nie zabiją mnie od razu i mogę do nich wrócić za moment.
Moją ambicją stało się zdać test rozwiązywania problemów McKinsey. W materiałach z których się przygotowywałem, było sporo uwagi poświęconej metodzie MECE. Nazwa pochodzi od angielskich słów Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive. Po polsku powiedzielibyśmy, że chodzi o zbiory wyczerpujące, niepokrywające się. Np. populację można podzielić na kobiety i mężczyzn - każdy człowiek może należeć tylko do jednego z dwóch i jednocześnie nie ma ludzi, którzy nie należą do jednego z tych dwóch. Przykładem, gdy ta zasada jest niespełniona będzie narodowość - ludzie mogą zmieniać narodowość, mogą posiadać obywatelstwa wielu krajów. W takim podziale suma zbiorów wyjdzie większa niż liczba ludzi.
Celem tej metody są dwie rzeczy:
Upewnienie się, że nic nam nie umknie
Poświęcanie minimalnej niezbędnej ilości czasu na rozwiązanie problemu, poprzez brak konieczności wracania się, czy powtarzania - wszystko jest uporządkowane.
Zacząłem grupować moje problemy wokół drzewek kategorii, wspólnych tematów. Gdy spisałem i uporządkowałem problemy oraz moje myśli z tym związane, rzeczy zaczęły się układać w logiczną całość. Zacząłem dostrzegać zależności i zrozumiałem, gdzie leży problem.
Moje poglądy o konieczności zmian, nie spotkały się z aprobatą. Mało tego, spotkały się z niezadowoleniem, że np. nie zgodziłem się na 50% podwyżkę. Czułem się w potrzasku. Zależało mi, żeby biznes działał zdrowo. Konflikt z pracownikami i ryzyko wstrzymania produkcji - sama myśl o tym mnie paraliżowała.
Nie zdziwię się, jeśli ty również spotkałeś się z podobnymi sytuacjami. Z perspektywy czasu uważam, że dużo spraw jest załatwianych prowizorycznie, dla “świętego spokoju” i są niczym kredyt w Provident. Krótkoterminowo rozwiązuje to problem, ale już za moment okazuje się, że koszty są gigantyczne. Potem kolejna pożyczka i spirala długów jest tak duża, że ciężko z niej wyjść. Mi nikt nigdy nie pokazał, z jakimi problemami mogę się zetknąć i podejrzewam, że Tobie również. Niewiedza i stare nawyki są naszym wspólnym wrogiem. Dlatego właśnie, aby to uporządkować i trochę ci w tym pomóc - pokażę ci 14 miejsc, w których uciekały mi pieniądze.
Tworzyłem wiele różnych kategoryzacji. Z tego względu nie przywiązuj się nadmiernie do mojej. Kluczem jest to, żeby pogrupować temat i mieć w miarę stałe grupy. Elementy na poszczególnych listach mogą dochodzić i być usuwane, ale lista tematów jest względnie stała.
Zakupy i dostawcy
Magazynowanie i zarządzanie zapasami
Produkcja i przygotowanie
Zarządzanie i administracja
Teraz podzielę się z Tobą 4 etapami diagnozy problemów:
“Triaż” - w którym obszarze mam najwięcej palących problemów? Gdy ratownicy medyczni przyjeżdżają na miejsce wypadku nie zajmują się poszkodowanymi jak leci. Dokonują szybkiej oceny obrażeń i tego, kto wymaga pomocy w pierwszej kolejności. Podobnie jest z prowadzeniem biznesu - myślę, na której z kategorii skupić się w pierwszej kolejności, bo zagraża funkcjonowaniu firmy.
“Spodnie w dół, karty na stół” - moja córka tak mówi i myślę, że to idealnie pasuje do tego punktu. Gdy już zidentyfikowałem kategorię, staram się obnażyć wszystkie jej problemy. Wiedziałem o problemie A, ale myślę jaki jest B, C, D. Co z tego, że wyleczysz gangrenę, jeśli zabije Cię grypa?
“Dobieramy się w pary” - nie bez powodu mówi się, że problemy chodzą parami albo wręcz całymi stadami. Gdy już je zidentyfikowałem w punkcie 2, grupuję podobne, mające jedną przyczynę.
“Pan tu nie stał” - na tym etapie wiem, który obszar wymaga uwagi w pierwszej kolejności, zidentyfikowałem wszystkie potencjalne źródła problemów, które byłem w stanie, pogrupowałem zagadnienia i zrozumiałem wzajemne zależności. W taki sposób powstała ostateczna lista problemów, którą układam w kolejności. To jest ważne, żeby nie przeskakiwać z tematu na temat. Pomyśl o tym jako o ulicznej bójce. Nawet jeśli jesteś doświadczonym karateką, bokserem czy innym zawodnikiem i żaden przeciętny zbój nie ma z Tobą szans - siła złego na jednego. Co zrobisz w takiej sytuacji? Krzykniesz: “dawać po kolei!”. Wówczas problemy Cię nie przytłoczą i będziesz miał siłę poradzić sobie z każdym z nich.
Więcej na ten temat mówię w moim poradniku o zarządzaniu gastronomią!
Poniżej znajdziesz przykładowe problemy, które w każdej z wymienionych kategorii możesz napotkać. Lista nie jest wyczerpująca i na pewno w Twoim biznesie pojawią się tematy, których poniżej nie ująłem.
Zakupy i dostawcy
1. Brak regularnego monitorowania cen
W branży gastronomicznej ceny składników potrafią zmieniać się szybciej niż pogoda w górach. Brak regularnego monitorowania cen to jak jazda bez pasów bezpieczeństwa – prędzej czy później coś się stanie. Wprowadzenie systematycznego przeglądu cen dostawców pozwala na bieżąco reagować na zmiany i unikać niepotrzebnych kosztów. W Flambia Market nauczyliśmy się, że regularna analiza cen może przynieść oszczędności rzędu 10% miesięcznie.
2. Nieznajomość rynku dostawców
Nieznajomość rynku dostawców to jak pójście na ryby bez wędki. Musisz znać wszystkich graczy na rynku, aby wybrać najlepsze oferty. Regularnie porównując oferty, zyskujesz lepsze warunki i unikasz przepłacania. Pamiętam, jak pewnego razu znaleźliśmy nowego dostawcę warzyw, który zaoferował lepsze ceny przy zachowaniu wysokiej jakości produktów. Dzięki temu mogliśmy obniżyć koszty i zwiększyć marżę.
3. Brak porównywania ofert dostawców
Porównywanie ofert dostawców to kluczowy element strategii zakupowej. Jak na giełdzie – musisz wiedzieć, gdzie i kiedy inwestować. Nie raz przekonaliśmy się, że różni dostawcy oferują te same produkty w różnych cenach. Porównując oferty, znaleźliśmy dostawcę, który sprzedawał kawę o 20% taniej. Taka decyzja pozwoliła nam zaoszczędzić znaczną kwotę bez utraty jakości.
4. Kupowanie markowych produktów zamiast tańszych zamienników
Kupowanie markowych produktów to po prostu płacenie za logo. Zamiast tego, warto szukać tańszych, ale równie dobrych zamienników. W mojej praktyce, przejście na niemarkowe produkty w niektórych kategoriach pozwoliło na obniżenie kosztów bez kompromisów na jakości.
Magazynowanie i zarządzanie zapasami
5. Złe zarządzanie stanami magazynowymi
Złe zarządzanie stanami magazynowymi to jak próba utrzymania wody w sitku – nic z tego nie będzie. Regularna kontrola stanów magazynowych i wprowadzenie systemu zarządzania zapasami pomogło nam unikać marnowania produktów. W Primate wdrożyliśmy Flambia System, który pozwala dokładnie monitorować stany magazynowe i zamawiać tylko to, co naprawdę potrzebujemy.
6. Niewłaściwe warunki przechowywania
Niewłaściwe warunki przechowywania naprawdę może skończyć się wielką katastrofą. Zapobieganie temu pozwala uniknąć strat i marnotrawstwa. W moich firmach regularnie kontrolujemy temperaturę i warunki przechowywania, co znacznie wydłuża żywotność produktów.
7. Zbyt duże lub częste zamówienia
Zbyt duże i zbyt częste zamówienia zwiększają koszty logistyki. Kluczem jest znalezienie złotego środka. Tu znowu z pomocą przyszła nam Flambia System, który pozwala precyzyjnie planować zakupy, unikając nadmiaru i częstych dostaw.
Produkcja i przygotowanie
8. Nieprzestrzeganie ustalonych gramatur
Stosowanie dokładnych receptur pozwala kontrolować koszty i unikać marnotrawstwa. W naszych kuchniach każdy przepis jest dokładnie odmierzony, co pomaga utrzymać spójność i kontrolować koszty.
9. Zła organizacja pracy w kuchni
Zła organizacja pracy w kuchni to jak próba przeprowadzenia orkiestry bez dyrygenta – chaos gwarantowany. Wprowadzenie jasno określonych procedur i podziału zadań pozwoliło nam zwiększyć efektywność i zminimalizować straty. Regularne szkolenia i systematyczna organizacja pracy są kluczem do sukcesu.
10. Zbyt rozbudowane menu
Skupienie się na węższym asortymencie pozwala lepiej zarządzać zapasami i unikać marnotrawstwa. W Primate ograniczyliśmy menu do najpopularniejszych pozycji, co pozwoliło zoptymalizować zakupy i zmniejszyć koszty.
11. Nieoptymalne wykorzystywanie sezonowych składników
Sezonowe produkty są tańsze i często lepszej jakości. W moich firmach regularnie dostosowujemy menu do sezonowych składników, co pozwala obniżyć koszty i zaoferować klientom świeże, lokalne produkty.
Zarządzanie i administracja
12. Brak negocjacji cen z dostawcami
Negocjacje cen z dostawcami to podstawa – to jak targowanie się na bazarze. Zastosowanie zasady Pareto i negocjowanie cen najważniejszych produktów przynosi największe oszczędności. U nas negocjacje cen mięsa przyniosły nam oszczędności rzędu 15%!
13. Brak efektywnego raportowania
Brak efektywnego raportowania to jak jazda samochodem bez licznika – nie wiesz, jak szybko jedziesz i ile paliwa masz w baku. Regularne raportowanie i kontrola food cost są kluczowe do utrzymania niskich kosztów. W Flambia System korzystamy z zaawansowanych narzędzi analitycznych, które pozwalają na bieżąco monitorować wszystkie istotne wskaźniki.
14. Słaba komunikacja wewnętrzna
Słaba komunikacja wewnętrzna to tak naprawdę głuchy telefon – informacje się zniekształcają, a efekty są dalekie od oczekiwanych. Skuteczna komunikacja między działami pozwala na lepsze zarządzanie zasobami i unikanie błędów. Regularne spotkania i jasne procedury komunikacyjne pomogły nam znacznie poprawić efektywność działania.
Z czasem ta metoda weszła mi w krew i okazała się przydatna w wielu innych dziedzinach, np. zapamiętywaniu rzeczy! Dzięki temu, że grupuję tematy na: rodzinne, treningowe, produkcyjne, marketingowe, prawne - jest mi łatwiej o wszystkim pamiętać. Nie mam jednej nieskończenie długiej listy rzeczy, tylko koszyczki, które sprawdzam w swojej głowie.
Wierzę, że możemy wspólnie wprowadzić najlepsze praktyki do biznesu gastronomicznego i skończyć z mitami, które dominują w branży. Ten artykuł jest wycinkiem poradnika, który napisałem dla społeczności Kulinarnych Przedsiębiorców, nowego pokolenia właścicieli biznesów gastronomicznych, którzy korzystają z technologii i najlepszych praktyk, żeby oferować klientom najlepszą jakość, a sobie zapewnić spełnienie zawodowe i spokój finansowy.
Zaobserwuj mnie na moich social mediach po więcej ciekawych materiałów!
Comments